Emprendedor, sabes cuando debes presentar las cuentas anuales?

Las Cuentas Anuales están constituidas por: el Balance, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, el Estado de Flujos de Efectivos y la Memoria.

Todos estos documentos conforman una sola unidad y reflejan el estado del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa.

Se aprobarán por la Junta General de Socios o Accionistas y son importantes a la hora de conocer la situación de la empresa y, por tanto, en la toma de decisiones de carácter económico.

La Ley de Sociedades de Capital establece en su artículo 254 el contenido de las Cuentas Anuales:

“1. Las Cuentas Anuales comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto el ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria.

Estos documentos, que forman una unidad, deberán ser redactados con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad, de conformidad con esta ley y con lo previsto en el Código de Comercio.

La estructura y contenido de los documentos que integran las Cuentas Anuales se ajustará a los modelos aprobados reglamentariamente.”

 Presentarlas es de carácter obligatorio y el no hacerlo se encuentra sujeto a sanción pecuniaria. Concretamente, el incumplimiento de depositar, dentro del plazo legalmente establecido, los documentos que conforman las Cuentas Anuales, dará lugar a la imposición a la sociedad de multa por un valor que oscilará entre los 1.200€  y los 60.000€.

Para evitar tal sanción, una vez aprobadas las Cuentas Anuales por la Junta General y, dentro del mes siguiente a tal aprobación, la sociedad presentará una copia de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil correspondiente a su domicilio social para su depósito, junto con otra documentación exigida por dicho Registro, entre la que se incluye la certificación de los acuerdos adoptados en Junta General de socios que aprobó dichas Cuentas Anuales.

Para aquella mayoría de empresas que tienen su cierre del ejercicio económico a 31 de diciembre, el calendario sería el siguiente:

  • Del 1 de Enero al 31 de Marzo: Formulación de las cuentas por parte de los administradores de la sociedad.
  • Del 1 de Enero al 30 de Abril: Legalización de libros oficiales.
  • Del 1 de Enero al 30 de Junio: Aprobación de las cuentas anuales por parte de la Junta General de la sociedad.
  • Un mes desde la fecha de la Junta General de Socios/Accionistas (máximo 30 de Julio) Depósito de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil correspondiente.

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Diferencias entre domicilio social y domicilio fiscal

A la hora de constituir una sociedad de responsabilidad limitada, es muy importante que detectemos la diferencia entre aquello que es el domicilio social y domicilio fiscal, que no siempre coincide, aunque pueden hacerlo sin problema.

domicilio fiscal

El domicilio social es aquél que se fija en la escritura de constitución de la S.L. y que, posteriormente se inscribirá en el Registro Mercantil correspondiente a la provincia de ese domicilio, que será público y que cualquier interesado puede localizar.

Viene definido en la Ley de Sociedades de Capital como “el lugar en que se halle el centro de su efectiva administración y dirección, o en el que radique su principal establecimiento o explotación”.

Dicho de otra manera, el domicilio social designado deberá guardar relación con el lugar donde se desarrolla la actividad de la empresa ya que será donde se dirige y administra la misma. Es importante también tener en cuenta que, el domicilio social sólo se podrá cambiar mediante escritura pública ante notario y que habrá que inscribir esta nueva escritura en el Registro Mercantil para que conste correctamente el domicilio de manera pública.

En cuanto al domicilio fiscal, este viene recogido en el artículo 48 de la Ley General Tributaria y, dispone que es “El lugar de localización del obligado tributario en sus relaciones con la Administración Tributaria”, así pues, es el domicilio donde se recibirán las notificaciones de la Administración.

Éste no se incluye en la escritura de constitución de la S.L., por tanto, para cambiarlo no hará falta una nueva escritura, sino que se cambiará a través del modelo censal 036 en lo que respecta a las relaciones con la Administración y, a través de variación de datos en cuanto a la Seguridad Social.

La diferencia entre ambos domicilios pues, radica en que el domicilio social es aquél donde se desarrolla la actividad de la empresa y es de dominio público puesto que se registra en el Registro Mercantil y el domicilio fiscal donde se recibirán las notificaciones de la Administración, que es de carácter privado.