¿Qué son el Certificado digital y la Firma electrónica?

Entre otros, en el ámbito tributario las empresas están obligadas a recibir por medios electrónicos las comunicaciones y notificaciones administrativas que en el ejercicio de sus competencias les dirija la Agencia Estatal de Administración Tributaria (Real Decreto 1363/2010, de 29 de octubre). Para ello deberán disponer de un Certificado digital y, asimismo, para la identificación de su firma, la firma electrónica.

El Certificado digital

Se trata de un documento (digital) emitido y firmado por una autoridad de certificación (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-FNMT, Agencia Notarial de Certificación-ANCERT, Autoridad de Certificación-ANF,AC), que autentifica la identidad del usuario (persona o empresa) y que garantiza la vinculación del mismo a su clave pública, con la finalidad de que ningún tercero no autorizado tenga acceso a la información que se transmite en la operación electrónica.

La normativa en la materia ha impulsado la automatización y consecuente simplificación de la gestión documental, mediante el uso de certificados digitales para realizar trámites online con las Administraciones públicas, bancos y otras empresas.

Es por ello que cada vez más se está dando acceso electrónico a un mayor número de procesos, trámites e información, lo que conlleva que dichos trámites se puedan realizar con mayor comodidad, sin necesidad de desplazamientos a los diferentes organismos o autoridades, con el consecuente ahorro de tiempo, espacio y papel, así como la progresiva eliminación de los, hasta ahora, procedimientos manuales y su margen de error.

Según su soporte, existen dos tipos de certificados: Soporte software (electrónico) o  mediante tarjeta criptográfica (físico), como puede ser el DNI español, provisto de un chip para realizar trámites online.

El emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) tiene un período de validez de 2 años para personas jurídicas y de 3 años para personas físicas.

La renovación debe realizarse con antelación a la fecha de caducidad del mismo (desde 60 días antes) y puede realizarse de forma telemática.

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La Firma electrónica

La firma electrónica (recogida en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre), es el conjunto de datos relativos a una persona consignados en forma electrónica, y que son utilizados como medio de identificación del firmante, y se equipara a la manuscrita asegurando la plena validez, fiabilidad y confianza de los documentos electrónicos.

Permite que tanto el receptor como el emisor de un contenido puedan identificarse mutuamente con la certeza de que son ellos los que están interactuando, asegurando la integridad del documento, evitando que pueda ser desmentido por alguna de las partes, la modificación o alteración de su contenido y su conocimiento por terceros no autorizados.

¿Porqué es importante emitir el certificado digital a la vez que creo una empresa?

El certificado digital es la herramienta a través de la cual se reciben todas las notificaciones y comunicaciones de la Agencia Tributaria, su misión es validar y verificar que una firma electrónica efectivamente se corresponde con una persona física o jurídica determinada.

Este certificado es personal e intransferible, igual que el DNI o CIF y da fe de nuestra persona en cualquier procedimiento telemático.

En el momento en que se constituye una sociedad mercantil nace la obligación de descargar todas las notificaciones y comunicaciones administrativas de la Agencia Tributaria mediante certificado digital, así pues este es tan obligatorio como imprescindible.

Además, el certificado contiene diversas ventajas y es que, con esta herramienta recibiremos todas las comunicaciones de hacienda de manera telemática, permite la realización de gestiones ante la Seguridad Social, el ayuntamiento o el envío de cartas, telegramas y buro fax desde tu misma oficina. Así mismo, faculta para la presentación de todo tipo de documentación, como por ejemplo, la presentación de los modelos de IVA (036, 037, 111) entre otras muchas.

Dicho de otra manera, el certificado digital ahorra tiempo de espera en la Administración Pública, facilita la presentación de la documentación a tiempo y asegura el recibimiento y envío de todo tipo de comunicaciones y notificaciones esenciales para el buen funcionamiento de tu empresa.

En definitiva, si lo contrata en el momento de la constitución de la Sociedad, podrá formalizarlo ante el notario a la vez que constituye la empresa, evitando desplazamientos, gastos adicionales y además se asegura que recibe todas las comunicaciones de la Agencia Tributaria desde el primer minuto de vida de la empresa.